¡Alerta mensaje!
Imaginemos a una persona del siglo XIX que quisiera comunicarse con alguien. Con toda parsimonia (o con toda la prisa de que fuera capaz), buscaba su recado de escribir, se proveía de papel, comprobaba si la tinta estaba suficientemente líquida, elegía un plumín y empezaba a redactar una carta, que en muchas ocasiones acabaría arrugada dentro de una papelera, ya que a nuestro protagonista no le satisfizo como había compuesto el texto. Escribir a mano significa meditar, trazar los símbolos, volver a leer, posiblemente tachar y escribir de nuevo. Todo este ritual conlleva pensar y especialmente medir aquello que se quiere decir.
Además nada sabemos acerca de lo que escribe este decimonónico personaje: puede ser una carta de amor, una nota de agradecimiento a la anfitriona de la fiesta a la que asistió la noche anterior, una orden a su agente comercial, una nota informativa para un empleado… Solo el destinatario, cuyo nombre figurará en sobre cerrado, leerá el contenido.
¿Cuánto tiempo hace que no escribimos una carta? Ni siquiera una postal o un Christmas navideño. Claro, vivimos en el siglo veintiuno. Escribimos un whatsapp… Eso en el ámbito privado, en el profesional, escribimos correos electrónicos (e-mail), y también whatsapps que compartimos con el grupo al que le interesa (o no) una tarea concreta.
Otro día hablaremos de esa pequeña tortura tintineante que es la mensajería instantánea. Quiero referirme a los correos electrónicos. Qué duda cabe de su utilidad en el ámbito profesional, pero también son una importante fuente de estrés laboral, ya que muchas veces su uso es bastante ilógico y compulsivo.
–¿Cuántas veces al día consultas el correo electrónico?
Lo he preguntado a muchos pacientes que se encontraban estresados por su trabajo y las respuestas son “alarmantes”, valgan varios ejemplos:
Ejemplo 1
· -Cada vez que suena la alerta de que ha llegado un nuevo correo.
-¿Cuántos correos puedes recibir al día?
– Unos ciento cincuenta o doscientos…
Ejemplo 2
· -He desactivado la alerta porque me inquieta… Lo miro cuando yo quiero.
-¿Y eso significa que lo haces una o dos veces al día?
-No, con más frecuencia…
-¿Cuál, una o dos veces a la hora?
-No, unas diez o veinte veces a la hora.
Ejemplo 3
· -A la vuelta de una semana de vacaciones tenía tres mil setecientos quince correos por leer de mi trabajo.
-¿Pero todos tenían que ver con tus tareas?
–No, la mayoría no… Ahora que lo pienso, muchos eran correos entre otras personas y que me informaban con copia. Que me atañeran a mí, solo unos quince o veinte.
-O sea que has tenido que desbrozar el grano de la paja…
-Sí, me ha llevado buena parte de mis dos primeros días de trabajo, ponerme al día de lo que había… total y casi nada era importante.
Sin ánimo de generalizar, para muchas personas el correo electrónico supone una pérdida de tiempo y de productividad, además de generar el estrés adicional que supone estar trabajando con una alerta permanente que en lugar de ayudar a centrarnos en nuestra tarea actual, desenfoca nuestra atención hacia otros temas… y eso de forma casi constante.
Se me acaba de ocurrir un ejemplo absurdo, aunque creo que esclarecedor. Imaginemos un portero de fútbol, que debe estar atento a los lances del partido para intervenir cuando sea preciso. Pues este jugador (y también los del campo) van recibiendo alertas con información de lo que sucede en este partido (¡¡¡pero si ya lo estoy viendo!!!) y también de lo que va pasando en otros encuentros que se juegan a lo largo de todo el país (¡¡¡y ahora que me importa que en El Molinón esté lloviendo!!!). De acuerdo, esto es muy absurdo, pero ¿alguien puede trabajar si continuamente está recibiendo cartitas (aunque sean electrónicas)?
Resumiendo, los correos electrónicos generan estrés por:
1. Volumen excesivo: Se estima que alrededor del 50% (si no más) de los mails recibidos son superfluos para el destinatario, es decir no sólo que no le ayudan nada sino que le distraen.
2. Constante interrupción: Ya hemos constatado que para muchas personas averiguar el contenido de los mensajes es una atracción irresistible y les distrae continuamente de las tareas que tienen entre manos.
3. Distorsión las relaciones y de la comunicación:
o ¿Cuántas veces preferimos escribir un e-mail para evitar conversaciones que pueden ser problemáticas? Con el correo electrónico nos parece que eludimos el conflicto, pero no siempre es así, sino que puede tener un efecto contrario y encrespar más los ánimos.
o Y ¿cuántas veces enviamos un correo electrónico, y además con copia a los cuatro vientos, a una persona que tiene su mesa de trabajo a tres metros de la nuestra? Una corta conversación puede ser más eficaz que un largo correo.
o Una efecto desagradable del correo electrónico, es que el destinatario tiene la sensación de que le han “pasado” un problema y debe responder con toda prontitud. A veces esto se debe a la impaciencia del emisor y a veces al propio agobio del receptor.
o Contenidos poco claros: La rapidez con la que se redactan los correos electrónicos es prácticamente incompatible con la ortografía (esto puede ser secundario aunque a muchos nos moleste) pero sobre todo es incompatible con la precisión del pensamiento.
o También en gran número de ocasiones se asume, erróneamente, que el destinatario tiene la misma información que nosotros… y puede que no sea así. Con lo que se producirá una cascada de respuestas para puntualizar y aclarar conceptos. Como antes he dicho una conversación es mucho más efectiva.
o El correo electrónico es el vehículo perfecto para aquellas personas puntillosas: “te lo dije en mi correo del 27 de abril”, o que tienen a enviar copias a todo el mundo “para evitar malentendidos”. Este pormenor que puede tener cierto sentido, llevado al extremo hará que nuestras “bandejas de entrada” estén repletas de información irrelevante o que no nos atañe.
o También es posible que los correos electrónicos sean escritos en un momento de enfado o frustración, y en lugar de transmitir información, lo que se transmite es un clima de hostilidad, aunque no fuera esa la intención inicial del remitente. Esto enlazaría con el apartado anterior.
¿Soluciones? No, en absoluto, ya que dependerán de las circunstancias del trabajo, de las características del sujeto (si es impaciente, indiferente, agobiado, etc…) y evidentemente de la presión ambiental.
- Primero, analicemos cuál es nuestra relación con ese cartero que “llama más de dos veces”.
- Determinemos cuál es la frecuencia idónea para consultar el correo, siendo realistas… Seguro que tenemos mucho más trabajo que el de leer el e-mail. Como consejo adicional, desactivar la alerta de nuevo mensaje. Todo esto encontrándote en tu horario laboral.Fuera del horario, la lectura del correo electrónico debe ser TOTALMENTE EXCEPCIONAL. En muchas empresas, al estar ubicadas sus delegaciones en distintos puntos del planeta, tienen un flujo constante de comunicación y se pueden recibir e-mails a cualquier hora del día o de la noche… Nadie puede estar trabajando y alerta las 24 horas del día.
- Jerarquiza lo recibido, al menos en cuatro grupos:
o Atención inmediata y es precisa la ejecución y/o respuesta sin demora.
o Aquello que se solucionaría rápidamente con una respuesta verbal. Descuelga el teléfono y habla con la persona… o desplázate hasta su puesto de trabajo.
o No es precisa la ejecución inmediata, pero es una tarea importante. Pasar a una lista viva de “pendientes”.
o Irrelevante o innecesario: eliminar.
· Siendo emisor de un correo electrónico: sintetiza el contenido en el “Asunto”, intenta redactar correctamente, por párrafos claros y concisos, envía copia a quien deba estar enterado (no a media Humanidad), y relee antes de enviarlo.
Son muchos los beneficios de recudir el estrés laboral: tanto desde el punto de vista de productividad y ambiente de trabajo, como desde la perspectiva del bienestar psíquico, ya que disminuye la ansiedad y mejora el estado de ánimo, con el consecuente beneficio para la salud general.
